کاتالوگینگ با کیفیت اقلام راهکاری است که از طریق آن می توان بهبود قابل ملاحظه ای در منبع یابی[۱] اقلام تدارکاتی داشت و در هزینه های سازمان صرفه جویی های عمده ای نمود. بهبود کیفیت داده های مربوط به اقلام، به واحد های طراحی-مهندسی، نگهداری-تعمیر و خرید-تدارکات کمک می کند تصمیمات بهتری را در زمینه منبع یابی اقلام تدارکاتی اخذ کنند.
تجربه نشان می دهد کاتالوگینگ باکیفیت اقلام می تواند :
– به طور متوسط بین ۱۵ تا ۲۵ درصد در هزینه های مرتبط با اقلام صرفه جویی ایجاد نماید.
– تا ۳۰۰ درصد منبع یابی اقلام را بهبود بخشد.
– موجب منطقی سازی تنوع اقلام گردد. (کاهش ۳۰ تا ۶۰ درصدی از تنوع اقلام)
– کاهش ۱۰۰ درصدی در زمان پروسه منبع یابی را به همراه داشته باشد.
اما چالش های اطلاعاتی وجود دارد که تاثیر مستقیمی بر عملکرد منبع یابی می گذارند. بسیاری از سازمان ها با روش های گوناگون در تلاش هستند تا هزینه های مربوط به تامین اقلام تدارکاتی شان را کاهش دهند. هدف آنها صرف هزینه کمتر، در خرید از تامین کنندگانی است که حجم بیشتری از اقلام تدارکاتی شان را تامین می کنند (دریافت تخفیف در ازای خرید بیشتر). انجام این کار ساده به نظر می رسد. اما در عمل بسیاری از سازمان ها به واسطه کمبود منابع اطلاعاتی که با آن دست به گریبان هستند قادر به شناسایی اقلام و تامین کننده مناسب جهت انجام این کار نمی باشند. برای دستیابی به بهترین نتیجه لازم است تا داده های پیرامون تمامی اقلامی که قبلا خریداری شده و در سازمان موجود می باشند و نوعا تامین کننده برخی از آنها در دسترس نمی باشد به دقت و بر حسب نیازمندی اطلاعاتی بررسی و جهت تکمیل آن غنی سازی اطلاعاتی صورت گیرد.
بخش عمده ای از اطلاعات مورد نیاز برای دستیابی به بهترین تصمیمات در اسناد و فایل هایی است که یا به راحتی در دسترس نمی باشند یا جستجو در آنها آسان نیست. مانند پارت کاتالوگ ها و نقشه های فنی اقلام، مستندات حاوی مشخصات فنی و سایر اسناد مرتبط با اقلام و تامین کنندگان. اگر فایل های اطلاعاتی نیز موجود باشد معمولا به صورت ناقص، سلیقه ای و چندگانه به توصیف اقلام پرداخته است. به نحوی که امکان یکپارچه سازی و شناسایی اقلام تکراری و مشابه در آنها وجود ندارد. بدیهی است که با توجه به این چالش های اطلاعاتی امکان کاهش تنوع اقلام در گردش، شناسایی اقلام پرمصرف و کاهش تعداد تامین کننده اقلام دشوار باشد. بسیاری از سازمان ها قادر به رفع چالش های مطرح شده نیستند زیرا راهکاری جهت مدیریت اطلاعات (کاتالوگینگ) اقلام درون سازمانی شان ندارند.
[۱] Sourcing