وجود اقلام تکراری و مشابه ( شبه تکراری ) در هر سازمان موجب افزایش هزینه در طول چرخه تولید محصول می گردد. بنابراین عاقلانه است که با بکارگیری روش های استاندارد در شناسایی اقلام از ایجاد اقلام راکد و تکراری در سازمان خود جلوگیری نمایید. شناسایی اقلام تکراری و مشابه ( شبه تکراری ) یک روش مقرون به صرفه و عالی برای بازگشت سرمایه ها به سازمان می باشد.
دلایل متعددی برای شکل گیری اقلام تکراری در سازمان وجود دارد :
- وجود چند رویه جهت شناسایی و توصیف قلم
- وجود رویه ای که در آن استاندارد سازی داده ها و دسته بندی اقلام به درستی صورت نمی گیرد
- سیستم ها (نرم افزار ها ) به دلیل استفاده از داده های بی کیفیت پاسخ دقیقی به جستجو هایی که برای یافتن یک قلم انجام می شود نمی دهند
- غیره …
وجود هر یک از موارد فوق در سازمان شما موجب می گردد که همواره سازمان شما در یک جدال برای جلوگیری از زیاد شدن اقلام تکراری باشد.
یافتن اقلام دقیقاً تکراری ( اقلام یکسان ) کار خیلی دشواری نیست، در حالی که شناسایی اقلام شبه تکراری می تواند مشکل باشد. به عنوان مثال ممکن است دو پیچ دارای سایز روزه، طول و پوشش یکسانی باشند. حتی با مشاهده این دو پیچ در انبار نیز قادر به تشخیص تفاوتی بین آن دو نباشید. با این حال ممکن است در تولید یکی از پیچ ها از مواد با کیفیت عالی و در دیگری از مواد بی کیفیت استفاده شده باشد. استفاده از پیچ دوم به جای پیچ اولی می تواند نتایج فاجعه باری را به همراه داشته باشد.
مشخصه های متنوعی را می توان جهت شناسایی اقلام مشابه ( شبه تکراری ) در نظر گرفت. هر مشخصه به یک بخش از نیازمندی ها توجه خاص دارد.
اولین قدم برای شناسایی اقلام تکراری ، سازمان دهی آنها از طریق یک طرح طبقه بندی است. برای دسته بندی اقلام، می بایست اقلام مشابه از نظر فنی را در یک دسته بندی ، که آن هم به صورت یک ساختار سلسله مراتبی است سازمان دهی نمود. این ساختار سلسله مراتبی می تواند یک ساختار سفارشی یا یک ساختار طبقه بندی آماده بر اساس الزامات ISO 8000 مانند eClass یا UNSPSC باشد. با استفاده از یک ساختار طبقه بندی آماده معمولاً بسیاری از موجودیت های درون سازمانی را می توان طبقه بندی نمود و در مواردی خاص آن را برحسب نیاز سفارشی سازی کرد.
مشخصه ها با هر دسته از اقلام در ارتباط هستند. با مشخصه ها می توان بین اجزای یک دسته مقایسه انجام داد. برای مقایسه اقلام ، مقدار ( ارزش یا پاسخ ) مشخصه های هر قلم می بایست کامل و سازگار باشد. به عنوان مثال برای مشخصه جنس ممکن است مقادیر مختلفی ( متفاوت از نظر نوشتار ) ذکر شود. مثلاً ارزش فولاد ضد زنگ[۱] را در نظر بگیرید، ممکن است این ارزش از نظر نوشتار به صورت های « فولاد ضد زنگ » ، « SS » یا « SS 316 » بیان شود.
قبل از شناسایی اقلام تکراری، نیاز است که بین تمامی مقادیر ( ارزش ها یا پاسخ ها ) و مشخصه ها، نرمال سازی ( استاندارد نوشتاری ) انجام شود به نحوی که از بین مقادیر و مشخصه های مشابه ( دارای نوشتار مختلف ) یک مقدار و یک مشخصه مجاز به استفاده باشد.
بعد از آنکه تمامی اقلام دسته بندی و نرمال سازی شدند، اقلام تکراری را می توان از طریق تطبیق بین ارزش تمامی مشخصه های هر قلم با سایر اقلام همان دسته بدست آورد. بعد از آنکه اقلام تکراری شناسایی شدند می بایست مکانیزم شناسایی اقلام تکراری به صورت یک روش استاندارد تعریف شده تا به صورت یک روال برای اقلام و دسته بندی های جدید نیز کارسازی گردد.
جستجو برای یافتن اقلام مشابه ( شبه تکراری ) پیچیده تر است. در این حالت ممکن است مقادیر ( ارزش ها یا پاسخ ها ) برخی مشخصه ها در دو قلم با یکدیگر انتطباق نداشته باشند اما بتوان آن دو قلم را جایگزین یکدیگر نمود. شناسایی اقلام مشابه ( شبه تکراری ) یک فرصت برای تحکیم تعداد اقلام ( شناسایی اقلام تکراری ) و افزایش میزان استفاده مجدد از اقلام ( از طریق معرفی یک چند قلم جایگزین برای قلم مورد نظر ) است. تعیین این موضوع که آیا قلم مشابه قلم مورد نظر می تواند جایگزین قلم گردد بسته به شرایط استفاده آن دارد به عنوان مثال، اقلام الکتریکی مانند مقاومت ممکن است از نظر عملکرد یکسان باشند اما از نظر شکل و تناسب به گونه ای باشند که مانع جایگزین کردن آنها به جای یکدیگر شوند.
یا مثلاٌ دو گیره که از نظر شکل و اندازه کاملاٌ یکسان می باشند اما جنس تشکیل دهنده آنها با یکدیگر متفاوت است. جنس گیره اول به گونه ای است که تنها می توان آن را در شرایط دمای استاندارد استفاده نمود، در حالی که جنس گیره دوم مقاومت بالایی در برابر حرارت دارد. بدیهی است جایگزین ( استفاده ) کردن گیره اول به جای گیره دوم می تواند خسارات جبران ناپذیری را ببار بیاورد.
تشخیص اقلام مشابه یک قلم وابستگی به شرایط و نحوه استفاده قلم در سازمان دارد. بنابراین هر یک از اقلام مشابه یک قلم می بایست از طریق یک ساز و کار مشخص با در نظر گرفتن سه فاکتور ( ۳F ) شکل ، تناسب و عملکرد تعیین شوند.
- شکل ( Form ) : اشاره به شکل ظاهری، سایز و جرم ( وزن ) و سایر ویژگی های فیزیکی متمایز کننده قلم دارد.
- تناسب ( Fit ) : اشاره به توانایی قلم برای رابط بودن (با) ، اتصال (به) ، یا ادغام با سایر اقلام دارد.
- عملکرد ( Function ) : اشاره به نحوه عملکرد در نظر گرفته شده برای قلم (اقلام) دارد.
بسته به نوع قلم و مورد استفاده آن، الویت بندی بر روی سه فاکتور شکل ، تناسب ، و عملکرد ( ۳F ) می تواند متفاوت باشد. تنوع زیادی از قطعات الکتریکی وجود دارند که از نظر عملکرد یکسان اما از نظر شکل و تناسب مختلف هستند، در این حالت ممکن است در برخی مواقع شکل و تناسب بر عملکرد اولویت داشته باشد. در اقلام مکانیکی، مانند پیچ ممکن است برخی پیچ ها از نظر شکل و تناسب یکسان باشند در حالی که هر کدام دارای جنس متفاوتی با نقاط قوت ( مانند خستگی ، تنش و … ) مختلفی هستند که باعث می شود از نظر عملکرد متفاوت باشند. بنابراین برای اقلام مکانیکی ممکن است عملکرد قلم نسبت بر دو فاکتور شکل و تناسب اولویت بیشتری داشته باشد.
برای شناسایی اقلام تکراری و مشابه ( شبه تکراری ) سازمان ها نیاز به راه اندازی یک سیستم ( نرم افزار ) جهت دسته بندی و مقایسه اقلام دارند. شناسایی اقلام تکراری توانایی های بخش مهندسی را برای انتخاب قلم، استفاده مجدد از قلم ( اقلام مشابه ) و استاندارد سازی داده ها افزایش می دهد. در این حالت موجودی اقلام در انبار کاهش یافته ( تجمیع شدن اقلام تکراری و راکد غیر واقعی ) و توانایی سازمان در تامین اقلام از فروشندگان ( منبع یابی[۲]) بهبود می یابد.
[۱] – Stainless Steel
[۲] – Sourcing