داده آرا

داده و اطلاعات

داده و اطلاعات

ارتباط یکی از مهم ترین نیازهای بشر است و انسان بدون ارتباط امکان ادامه حیات نخواهد داشت. یکی از مصادیق ارتباط میان انسان ها تبادل داده و اطلاعات است. تبادل اطلاعات همان انتقال مفاهیم شکل گرفته در ذهن انسان ها بوده و به روش های گوناگونی انجام می شود که به حواس پنجگانه انسان وابسته هستند. مانند ارتباطات دیداری، شنیداری و غیره. اما انسان برای آسان سازی تبادل اطلاعات همواره از روش هایی بهره برده است. یکی از این روش ها، نامگذاری موجودیت هایی است که انسان با آن ها سروکار دارد. پس از این که انسان موجودیت های پیرامون خود را نامگذاری نمود با انبوهی از موجودیت های مشابه  مواجه شد که نام های خاص گوناگونی داشتند. از این رو بر آن شد تا موجودیت ها را بر اساس مشخصه های مشترکشان دسته بندی نماید و به هر دسته نام خاص آن دسته را بدهد. برای مثال انسان در آغاز برای همه جانوران نام هایی نهاده است سپس پی برده که دسته هایی از آن ها پرواز میکنند. بنابراین نام مشترک پرندگان را برای آن ها ایجاد کرده تا هر زمان اراده کرد با به کار بردن نام پرندگان ذهن شنونده اش را طوری روشن کند تا شنونده پی ببرد منظور گوینده همه جانورانی هستند که پرواز می کنند.زمانی که انسان در اندیشه و پیرو آن در زندگی اجتماعی خود پیشرفت بیشتری کرد، حجم مفاهیمی که در ذهن او شکل گرفتند به طور روزافزونی گسترش یافت. یعنی مفاهیم هر کدام دارای اجزای گسترده تری شدند تا توانایی پاسخگویی به ذهن اندیشمند و جستجوگر انسان را داشته باشند. این گسترش اجزای مفاهیم در واقع همان پیشرفت دانش های گوناگون بشری است. توسعه روزافزون علوم انسانی انتقال مفاهیم را دشوارتر کرده و باعث شد تا انسان هوشمند در پی یافتن روش های نوینی برای آسان سازی انتقال اطلاعات باشد زیرا نام گذاری و طبقه بندی و سایر روش های سنتی دیگر جوابگوی نیاز بشری نبودند. کدینگ یا کدگذاری روش دیگری برای آسان سازی انتقال اطلاعات است که انسان از آن بهره برده است و ابزارهایی برای آن ایجاد کرده است. بکارگیری نویسه ها و نمادها روش های مرسوم کدینگ اطلاعات و داده ها هستند و می توان گفت کدینگ همواره با نماد ها سروکار دارد. اختراع خط، نتیجه جستجوی بشر برای انتقال مفاهیم با روش های آسان تر بوده است. حروف یا نویسه ها نمادهایی هستند که مفاهیم را کد کرده و آن را انتقال می دهند. روش دیگر برای آسان سازی تبادل اطلاعات استفاده از شمارگان یا همان اعداد است. عدد نقش مهمی در پیشرفت دانش بشری داشته و پایه ای برای علم ریاضیات است. انسان همواره با استفاده از کنشگرهای منطقی و ترکیب کردن مفاهیم با یکدیگر مفاهیم جدیدی می آفریند. همراه با پیشرفت اجتماعی و علمی، بکارگیری روش ها و ابزار جدید برای آسان سازی کارها اجتناب ناپذیر می نمود. با ورود انسان به عصر صنعتی و ایجاد مفاهیم جدید و منطبق با زندگی نوین، اهمیت استفاده و ارتقاء روش ها و ابزار آسان سازی انجام کارها دوچندان شد. مفاهیمی مانند تولید صنعتی و الزامات آن مانند تدارکات، تجارت نوین، امور مالی، سازمان دهی نوین منابع انسانی و غیره به زندگی انسان راه یافتند به طوری که انتقال این مفاهیم و ترکیب آن ها با یکدیگر با روش های سنتی کاری دشوار و ناممکن بود. اختراع رایانه و بهره گیری از فناوری اطلاعات دستاورد مهمی در زندگی انسان است که به وسیله آن انسان قادر است نسبت به گردآوری و بازیابی دانش خود در محیط های مجازی و تصمیم سازی بر اساس آن ها مبادرت نماید.

امروزه داده و اطلاعات مربوط به موجودیت ها ارزشی، اگر نگوییم بیشتر، برابر با خود موجودیت ها یافته اند زیرا انسان با سازماندهی به اطلاعات می تواند تصمیمات صحیحی در جهت استفاده بهینه از موجودیت های خود بگیرد. پس از ایجاد سیستم های یکپارچه سازمانی برای تسهیل عملیات و انجام کارهای سازمان، کدینگ به عنوان روش و ابزاری با اهمیت برای تبادل اطلاعات باز هم نقش مهمی را در این سیستم ها ایفا می کند. در واقع کدینگ ابزاری برای هم زبانی میان طرفین تبادل اطلاعات است. با کد گذاری موجودیت ها می توان از طریق کد اختصاص یافته به موجودیت حجم عظیمی از اطلاعات که به آن کد وصل هستند را منتقل کرد. پس از استفاده از رایانه به عنوان ابزاری دقیق و سریع برای پردازش و نگهداری اطلاعات، پای نرم افزار های صنعتی و سازمانی هم به شرکت ها و تولیدی ها باز شد. این نرم افزار ها قادرند تا اطلاعات موجودیت های سازمانی را ذخیره و پردازش های لازم را روی آن انجام دهند. امروزه با استفاده از رایانه شاید نیاز به کدهای با معنا که در گذشته مرسوم بودند دیگر ضروری به نظر نرسد اما هنوز هم در اکثر مراکز تلفیقی از کدهای با معنا و بی معنا ( که توسط رایانه ایجاد می شود) را به کار می برند. آنچه اهمیت بیشتری دارد با در نظر گرفتن حجم انبوه اطلاعات که باید تبادل شود، همزبانی میان فرستنده و گیرنده اطلاعات است تا کار به صحیح ترین روش ممکن انجام شود. گسترده شدن اطلاعات مربوط به موجودیت ها باعث ایجاد دوگانگی ها و چندگانگی ها و در نتیجه ابهام در اطلاعات می شود. به ویژه زمانی که بیشتر تصمیم گیری ها در جهت خودکارسازی و کم کردن دخالت انسان به رایانه محول می شود. از آنجایی که رایانه بر اساس منطق باینری یا دودویی اطلاعات را پردازش می کند احتمال خطا نیز زیاد می شود مگر آن که همه منطق انجام کار را به منطق باینری تبدیل یا به آن نزدیک کنیم. برای نمونه اگر قرار باشد شناسایی و کدگذاری یک کالای خاص در انبار به عهده انباردار باشد وی بر اساس ذهنیت از سابقه ای که کالا در انبار دارد آن کالا را شناسایی کرده و به آن کد می دهد. حال اگر حجم انبوه کالاها باعث شود که انباردار در به یاد آوردن سابقه آن کالا دچار اشتباه شود به احتمال زیاد آن کالا را به عنوان یک کالای جدید شناسایی می کند و کدی جدید به آن اختصاص می دهد در حالی که آن کالا با کد مخصوص به خود با موجودی صفر یا بیشتر در انبار وجود دارد . در نتیجه یک کالا در انبار با دو کد متفاوت شناسایی شده است یا برعکس ممکن است دو یا چند کالای متفاوت در اثر اشتباه انسان دارای کدی واحد در انبار شوند که همه این موارد مصادیق بارزی از چندگانگی و ابهام در اطلاعات است و باعث اشکال در انجام صحیح کارهای سازمانی می شوند. کدها فقط اختصاص به کالاها ندارند. خدمات، ماشین آلات و ابزار، اموال، انسان ها، مستندات و سایر موجودیت های سازمانی نیز می توانند کد مخصوص به خود را داشته باشند و ابهام در اطلاعات این موجودیت ها باعث اخلال در روند صحیح کار و در نتیجه عدم بهره وری خواهد شد.

ارائه راهکارهای نوین برای حل مشکل گفته شده در ارتباط با ایجاد چندگانگی در اطلاعات اقلام و در نتیجه عدم شناسایی صحیح اقلام یکی از دغدغه های اصلی صاحبان کالا و خدمات به ویژه در بنگاه های صنعتی و تولیدی که حجم انبوهی از کالاها را در انبار نگهداری می کنند و هزینه زیادی را برای این کار متقبل می شوند ، است. وجود چندگانگی ها و ابهامات اطلاعاتی و عدم شناسایی صحیح موجودیت ها در اکثریت قریب به اتفاق مراکز گفته شده بیانگر این واقعیت است که راه کار های ارائه شده تاکنون نتوانسته اند مشکل را حل کنند.