اهمیت کاتالوگینگ در نگهداری و تعمیر

اهمیت کاتالوگینگ در نگهداری و تعمیر

توصیف اقلام با استفاده از قالب های اطلاعاتی، کلید موفقیت سازمان ها در مدیریت داده های اصلی (کاتالوگینگ) اقلام می باشد. سازمان ها نیازمند آن هستند که جهت برنامه ریزی و کنترل اقلام خود داده های توصیف کننده اقلام را به صورت قاعده مند و تحت روال های مشخص ثبت و نگهداری نمایند، حتی اگر از به روزترین نرم افزارهای یکپارچه نیز استفاده نمایند. برای انجام برنامه ریزی ها در واحد نگهداری و تعمیر یکی از حوزه های اطلاعاتی مورد توجه و با اهمیت [۱]BoM اقلام بکار رفته در دارایی های فیزیکی سازمان می باشد. کاتالوگینگ با کیفیت این دسته از اقلام در صحت و دقت برنامه ریزی های واحد نگهداری و تعمیر نقش به سزایی دارد.

امروزه بسیاری از برنامه ریزی های صورت گرفته در حوزه نگهداری و تعمیر از طریق ماژول «مدیریت دارایی های فیزیکی» (EAM[2]) در نرم افزار هایی مانند CMMS[3] یا [۴]ERP انجام می گیرد. و این در حالی است که اکثر داده های مورد استفاده در این ماژول برگرفته شده از داده هایی است که در نرم افزارهای قدیمی سازمان تولید شده است و در اکثر مواقع بدون انجام فرایندهای ارزیابی و بهبود کیفیت به نرم افزارهای جدید سازمان منتقل شده و حائز شرط کیفی مناسب برای عملیات نمی باشند. در این حالت میان داده های انتقال یافته و فرایندهای نرم افزار شکاف های عمیق اطلاعاتی مشاهده می گردد. این عدم انطباق اطلاعاتی موجب می گردد که نرم افزارهای جدید نتوانند فرایند های عملیاتی سازمان از جمله نگهداری و تعمیر را به نحوه شایسته ای برنامه ریزی و مدیریت نمایند. در حالی که می توان با انجام روش هایی نسبت به افزایش میزان کیفیت داده های بکار رفته و منطبق سازی آنها با نیازمندی های اطلاعاتی سازمان اقدام نمود تا موجبات بهبود عملکرد ماژول های نرم افزار جدید در مدیریت دارایی های فیزیکی به میزان قابل توجهی فراهم آید. بدیهی است بهبود کیفیت داده های مرتبط با اقلام و منطبق سازی آنها با نیازمندی های سازمان نقش مهمی در بهبود عملکرد و راندمان فرایندهای عملیاتی سازمان از جمله نگهداری و تعمیر خواهد داشت. همچنین موجب می گردد شناسایی تامین کنندگان و اقلام موجود در BoM های واحد نگهداری و تعمیر بدون ابهام و دقیق باشد.

نقش موثری که فرایند نگهداری و تعمیر در بهبود عملکرد و کاهش هزینه های سازمان دارد بر کسی پوشیده نیست. اما آنچه موجب می شود که این عملکرد در بالاترین میزان خود باشد ایجاد ارتباط دقیق و شفاف بین اقلام و موجودیت های نگهداری و تعمیر یا همان BoM نگهداری و تعمیر است. اهمیت شناسایی دقیق اقلام و ایجاد ارتباط شفاف بین موجودیت های نگهداری و تعمیر تا حدی است که موجب گشته در پیوست A[5] استاندارد نگهداری و تعمیر ISO14224[6]:2016 به این موضوع پرداخته شود. نحوه و چگونگی توصیف اقلام (کاتالوگینگ) دقیقا جایی است که برای اکثر سازمان ها چالش برانگیز است زیرا رویه مدیریت داده های اصلی (کاتالوگینگ) اقلام در اکثر نرم افزارهای سازمانی برگرفته از رویه های قدیمی در ثبت و نگهداری داده ها می باشد. در این حالت ثبت و نگهداری اطلاعات به صورت قاعده مند انجام نمی شود، بیشتر اطلاعات غیر مستند و محلی بوده و برگرفته از تفسیر و نظر کاربران استفاده کننده از قلم می باشد. در این حالت BoM های واحد نگهداری و تعمیر دارای ارتباط درست و دقیقی با اقلام نبوده و در نتیجه پروسه مدیریت آنها نیز ساده و راحت نمی باشد.

عدم انجام مدیریت داده های اصلی (کاتالوگینگ) اقلام به صورت قاعده مند و یکپارچه در انجام فرایندهای سازمان ایجاد مشکلاتی می کند. از جمله :

۱- متمایز سازی بسیاری از اقلام سازمان از طریق شماره های فنی تولیدکننده (MPN[7]) قلم :

ممکن است شناسایی و متمایزسازی بسیاری از اقلام عمومی از قبیل لوله ها، شیرآلات و اتصالات و سایر قطعاتی که دارای مصرف عام در سازمان های تولیدی-صنعتی هستند از طریق شماره های فنی ارائه شده از طرف تولیدکنندگان اقلام صورت گرفته باشد. در این صورت سازمان قادر به شناسایی اقلامی که از نظر مشخصات فنی یکسان بوده ولی مربوط به تولیدکنندگان متفاوتی هستند نخواهد بود. وجود یک روال قاعده مند در توصیف این دسته از اقلام موجب می گردد امکان شناسایی اقلام مشابه (شبه تکراری) که از نظر ماهیت و عملکرد مشابه یکدیگرند برای سازمان فراهم گردد.

۲- نبود توصیف کاملی از ویژگی های بارز بسیاری از اقلام :

معمولاً توصیف اقلام در قالب عبارت های ساده و سلیقه ای در سازمان انجام گرفته و امکان جستجو و مقایسه بین اقلام وجود ندارد در نتیجه نمی توان از افزایش اقلام تکراری جلوگیری کرد. در این حالت اقلام جدید تکراری روز به روز بر تعدادشان افزوده می گردد زیرا کاربران امکان یافتن قلم مورد نیازشان را از بین اقلام موجود در سازمان ندارند.

۳- ورود فله ای اقلام به سازمان :

برای واحد هایی مانند طراحی و مهندسی که اولویت اصلی آنها طراحی محصول جدید در کوتاه ترین زمان ممکن است، یافتن اقلام مورد نیازشان از بین اقلام موجود در سازمان توجیه پذیر نیست و BoM محصول جدید را بدون در نظر گرفتن اقلام موجود در سازمان به واحد خرید-تدارکات ارائه می کنند و از آنجایی که مکانیزم کارآمدی نیز برای تطبیق و مقایسه داده های اقلام درخواست شده با اقلام موجود وجود ندارد. معمولاً تعداد زیادی اقلام جدید تکراری که دارای قلم موجودی دار مشابه نیز می باشند به صورت فله ای وارد سازمان می شوند.

۴- امکان درخواست قلم جدید برای تمامی کاربران واحد ها و عدم کنترل آنها :

بنابه دلایل مختلف از جمله نبود یا ناکارآمدی ابزارهای جستجو، کوتاه کردن زمان طراحی و تولید محصول جدید و …، امکان درخواست قلم جدید برای تمامی کاربران واحدهای سازمان فراهم است. این درخواست ها بدون کنترل مناسب به واحد خرید ارسال شده و اقدام به خرید آنها می شود که ماحصل آن افزایش تعداد اقلام جدید تکراری و داده های ناقص مرتبط با آن است.

مشکلاتی از این دست زمانی حادث می شوند که توصیف اقلام در سازمان طبق روال های کنترل شده و قاعده مند انجام نگیرد. عدم کنترل و مدیریت صحیح و یکپارچه بر داده های اقلام موجب می شود در عملیات های سازمان از جمله مدیریت BoM های نگهداری و تعمیر اختلال های  زیادی ایجاد شود. بنابراین می توان گفت نواقص اطلاعاتی اقلام حاصل عدم وجود یک روال قاعده مند و یکپارچه (کاتالوگینگ) در توصیف اقلام می باشد که می تواند بر تمامی فعالیت های سازمان تاثیر منفی داشته باشد.

نبود روال مشخص در توصیف اقلام موجب می گردد تا شرحی که از اقلام در BoM های سازمان از جمله نگهداری و تعمیر مورد استفاده قرار می گیرد قابل اطمینان نباشد. در این حالت ایجاد یک BoM کارآمد برای واحد نگهداری و تعمیر به راحتی امکان پذیر نبوده و با صرف هزینه بالایی قابل دستیابی است. حتی اگر این واحد برای کاهش هزینه ها اقدام به یکپارچه سازی داده های اقلام مورد مصرف در BoM های خود نیز نماید به واسطه عدم استفاده از روش های قاعده مند در مدیریت توصیف اقلام به موفقیت محسوسی دست نخواهد یافت. بنابراین ایجاد یک مدیریت یکپارچه در توصیف اقلام بر انجام هر گونه فعالیت دیگری در حوزه مدیریت داده های اقلام اولویت دارد.

انجام این کار می بایست از طریق یک فرایند مصوب که با حمایت کامل مدیران ارشد سازمان همراه است توسط کارگروهی تخصصی انجام شود. وظیفه این کارگروه ایجاد قالب های اطلاعاتی برای هر دسته از اقلام (مانند واشر تخت، پیچ سر شش گوش و … ) است. با ایجاد کاتالوگ های باکیفیت، از طریق مقدار دهی به قالب های اطلاعاتی به ازای هر قلم می توان نسبت به شناسایی اقلام تکراری و مشابه (شبه تکراری) موجود در سازمان اقدام کرده و بعد از انجام این کار با اطمینان خاطر BoM های سازمان را ایجاد و مدیریت نمود. توجه به قانون پارتو[۸] در اجرای توصیف اقلام می تواند بسیار مفید باشد. با استفاده از رویکرد پارتو دیگر لازم نیست برای دستیابی به پیشرفت های با ارزش در ساده سازی و افزایش دقت مدیریت BoM ها، کلیه اقلام سازمان از طریق فرایند کاتالوگینگ به صورت کامل شناسایی شوند.

نتیجه

فشار حاصل از کسب و کارهای مدرن سازمان ها را ملزم به استفاده از دانش روز و ابزارهای نوین در مدیریت کسب و کار خود نموده است. مدیریت داده های اصلی (کاتالوگینگ) نقش ویژه ای در افزایش قابلیت اطمینان و کارآمدی نرم افزارهای یکپارچه سازمان از جمله «مدیریت دارایی های فیزیکی» دارد. توصیف ویژگی های بنیادی اقلام به صورت قاعده مند (کاتالوگینگ) بهترین نقظه شروع برای آغاز حرکت در جهت بهبود رویه ها و کاهش هزینه ها در سازمان است.


[۱] Bill of Material

[۲] Enterprise Asset Management

[۳] Computerized Maintenance Management System

[۴] Enterprise Resource Planning

[۵] Equipment-class attributes

[۶] Petroleum, petrochemical and natural gas industries — Collection and exchange of reliability and maintenance data for equipment

[۷] Manufacturer Part Number

[۸] قانون ۸۰–۲۰ بیان می‌کند که ۸۰ درصد رخدادها از ۲۰ درصد دلایل بوجود می‌آید.

0 Comments